Tämä opas on tarkoitettu tilitoimistoille, jotka haluavat saada parhaan hyödyn ohjelmistorobotiikan ja tekoälyn tuomasta automaatiosta sekä samalla parantaa kilpailukykyään. Opas sisältää 10 vinkkiä, joista ensimmäiset viisi liittyvät automaation hyödyntämiseen ja jälkimmäiset viisi pureutuvat kilpailukykyyn.
1. Yhdenmukaista prosessit mahdollisimman pitkälle
Nykyajan työkaluilla luodut automaatio- ja tekoälyratkaisut ovat aina tarkoitettu käytettäväksi tietyllä tarkasti rajatulla tavalla. Ihmisajattelun kaltaista, erilaisiin tilanteisiin nopeasti mukautuvaa tekoälyä ei ole vielä olemassa. Osa tutkijoista on sitä mieltä, että sellaista ei tulla keksimään seuraavien vuosikymmenien aikana, jos koskaan.
Tämän vuoksi tiettyyn käyttötarkoitukseen tehty automaatioratkaisu edellyttää, että asiat tehdään aina samalla tavalla. Kone ei osaa toimia oikein, jos ihminen antaa sille lähtötiedot aina eri muodossa. Mitä yhdenmukaisemmat toimintatavat tilitoimistossa on kirjanpitäjien ja asiakkuuksien välillä, sitä suuremmalla todennäköisyydellä automaatiosta saadaan paras mahdollinen hyöty.
2. Minimoi asiakaskohtaiset ratkaisut
Asiakaskohtaisten ratkaisujen minimointi jatkaa kohdan 1 sanomaa. Asiakaskohtaisia ratkaisuja voi olla esimerkiksi asiakkaalle räätälöity tilikartta, asiakkaan toiveesta käyttöönotettu matkalaskujärjestelmä tai asiakkaalle rakennettu räätälöity Excel-raportti.
Mitä vähemmän asiakaskohtaisia ratkaisuja on otettu käyttöön, sitä helpompaa on kasvattaa toiminnan automaatioastetta. Jos jokaiselle asiakkaalle on tehty erityisratkaisuja, on automaatioasteen kasvattaminen hidasta tai mahdotonta.
Asiakaskohtaisten ratkaisujen täydellinen poistaminen ei välttämättä ole mahdollista eikä viisastakaan. Tärkeää on löytää tasapaino asiakkaan erityispiirteet huomioivan palvelun tarjoamisen ja erilaisten ratkaisujen määrän suhteen.
3. Hyödynnä automaatiota, jonka ymmärrät
Mikäli automaatio on ”musta laatikko”, jonka toimintaa ei ymmärretä, voi olla vaikeaa tarkistaa toimiiko se oikein. Myös ratkaisun tuottamien tulosten hyödyntäminen on hankalaa, jos ei tiedetä miten niihin on päästy tai mitä ne tarkoittavat.
Monesti automaatioratkaisut eivät osaa käsitellä kaikkia poikkeustapauksia oikein. Erityisesti tällöin on tärkeää ymmärtää miten ratkaisu toimii ja mitä se tekee poikkeustilanteissa.
Mikäli myöhemmin ratkaisusta päätetään syystä tai toisesta luopua, pitää ratkaisun hoitama asia jatkossa tehdä manuaalisesti. Mikäli osaaminen on rapautunut eikä kukaan tiedä tarkalleen mitä ratkaisu teki, voi siirtymä olla erittäin vaikea.
4. Valvo automaatiota ja sen tuottamia tuloksia
Mikään automaatioratkaisu ei ole 100 prosenttisen täydellinen. Vaikka kone olisi kuinka älykäs, voi jokin poikkeustapaus tulla käsitellyksi väärin. Panosta kontrolliin ja säilytä se ihmisillä, älä anna sitä koneille. Parhaat ratkaisut tarjoavat myös keinon valvoa tuloksia helposti ja siedettävällä ajankäytöllä. Mikäli tällaista keinoa ei ole valmiiksi tarjottuna, on hyvä miettiä voiko jollakin tarkistusraportilla tai pistotarkistuksilla saada riittävän varmuuden tuloksista.
Valvontaan ei kannata käyttää liikaa aikaa. Mikäli tuloksien ei tarvitse olla sentin tarkkuudella aina oikein, kannattaa hakea sopiva tasapaino laadunvalvonnan ja siihen kuluvan ajan suhteen. Liian tarkka valvonta tai sen puuttuminen kokonaan ovat ongelma-alueita.
5. Älä tehosta toimintaa laadun kustannuksella
Useat tutkimukset pk-yritysten odotuksista tilitoimistolle osoittavat, että ensisijaisesti tilitoimistolta odotetaan talousasioiden hoitamista laadukkaasti ja ajallaan. Palveluiden tehokkuus ja edullisuus ovat nekin tärkeitä, mutta tulevat tärkeysjärjestyksessä vasta laadun jälkeen.
Tehokas toiminta on asioiden hoitamista kerralla kuntoon. Tehokkuutta ei ole asioiden hoitaminen mahdollisimman nopeasti ja lukuisten virheiden selvittely myöhemmin. Mikäli laadukas työskentely vie tänään hieman enemmän aikaa, todennäköisesti huomiselta säästyy aikaa kaksinverroin. Virheiden selvittely ja korjaaminen jälkikäteen ovat todellisia aikasyöppöjä.
Lue loput viisi vinkkiä seuraavasta osasta!